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  • Paola Bernasconi

Come scrivere un preventivo? La Pesce lo ha imparato strada facendo

Sbagliando si impara e la Pesce di errori ne ha fatti (e ne farà), soprattutto nello scrivere un preventivo.

I primi tempi un potenziale cliente ci chiamava, facevamo un brief, ragionavamo e sbam, inviavamo un preventivo fatto di tabelle, quantità, numeri e denaro. Potevamo continuare a farlo: si fa, non è un errore, ma ad un certo punto ci abbiamo ragionato e abbiamo deciso di impegnarci di più.


Perché ci siamo messi nei panni: di chi ha bisogno di uno dei nostri servizi; di chi non ha neanche idea di quali siano i nostri servizi; di chi sa che servizi facciamo ma crede che si facciano così, in cinque minuti (perché quando fai robbba creativa così è e così sarà per sempre). E mettendoci in tutti questi panni abbiamo deciso che dovevamo spiegare questo preventivo che sì, è fatto di numeri e cifre, ma quelli vengono alla fine; all’inizio c’è da chiarire tutti gli step che faremo insieme, chi farà cosa e in quali tempi, quale sarà l’impegno reciproco, quali i limiti e tutto quello che serve per progettare un servizio efficiente ed efficace per entrambi.


Vi sveliamo allora cosa si è iniziato a fare da un certo punto in poi per presentare un preventivo, anzi, un progetto.

A chi

Questa è la parte semplice: l’intestazione.

Cosa

Qui noi inseriamo il numero di preventivo e la data: a noi piace usare il termine progetto e non perché faccia più figo. Un preventivo è qualcosa che un’azienda invia a un’altra azienda. Un progetto è qualcosa che un’azienda fa insieme ad un’altra azienda.

Introduzione

C’è stato l’incontro col potenziale cliente (che dopo la tiritera del progetto sarebbe più opportuno chiamare collaboratore e così faremo) e qui descriviamo, in poche righe, cosa ci siamo detti e cosa abbiamo intuito di interessante per sviluppare il progetto.

Oggetto

Si entra nel vivo. Facciamolo con un esempio. Se ci è stato richiesto un logo per un nuovo brand, un sito web e una brochure di servizi ci saranno tre oggetti. Ad esempio:

A – Logo

B – Sito web

C – Brochure di servizi

Ad ogni lettera corrisponderà alla fine, nella tabella con i numeri, il costo corrispondente.


Qui è il lavoro vero perché qui si descrive nel dettaglio ogni passo che si farà per ogni sezione. Non c’è una regola ferrea; ogni agenzia o professionista ha le sue modalità: per un logo, ad esempio, noi inviamo un Design Brief, una volta ricevuto compilato indichiamo dei tempi per la ricezione della prima bozza e determiniamo quante bozze e quante e quali modifiche sono comprese nel budget proposto.

In generale è qui che si sviluppa il progetto; qui dovete spiegare cosa farete nel dettaglio, in quali tempi e quale sarà l’impegno richiesto al collaboratore. Non temete di essere noiosi; senza dilungarvi eccessivamente basta chiarire passo dopo passo cosa avverrà nella pratica qualora si iniziasse a lavorare insieme.

Considerazioni finali

Qui, con garbo e gentilezza, noi invitamo a leggere con attenzione il tutto. Noi proponiamo anche di visitare il nostro portfolio sul sito e cediamo il passo al piano di investimento proposto.

Piano di investimento

Qui ognuno può scegliere come impostarlo. Noi preferiamo una semplice tabella come quella che vi indichiamo in questo format.


Un format utile da parte della Pesce Comunica

Termini e condizioni

Questa è la parte più formale. Non dimenticate di inserire:

  • validità del preventivo (qui potete anche utilizzarlo questo termine)

  • modalità di pagamento

  • costi esclusi

Firma e accettazione

In basso a destra lasciate un piccolo spazio per (si spera) far apporre la firma per l’accettazione del progetto.


È un lavoraccio; è un investimento di risorse; è faticoso. Scrivere ogni volta un progetto ad hoc per ogni potenziale collaboratore è impegnativo: questo progetto è però la base necessaria per iniziare a procedere al meglio avendo chiarito ogni aspetto.

E se tutto ciò non viene accettato? Non è lavoro sprecato: perché è un’esercitazione fondamentale per chi fa un lavoro come il nostro; perché si può analizzare per capire cosa non è andato e migliorarlo. Può anche succedere che il potenziale collaboratore pretenda servizi smisurati rispetto al budget di investimento e quindi rifiuti ma lì non si può intervenire.


Intanto la Pesce Comunica procede, continua a cercare soluzione che possano migliorarla e a condividerle con voi.


Colonna sonora: Use somebody (Kings Of Leon)

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